翻訳会社と付き合ううえで、いつどのような打ち合わせをしたらよいのかご存知ですか？翻訳会社と取引することになったので、1回はミーティングしたほうがいいかもしれないけど、何を話したらよいかわからない... そんな人のために、よくある打ち合わせの例をご紹介します。
1. あいさつ
どのようなビジネスでも、あいさつは欠かせません。はじめましてのあいさつのほかに、半年から年に一度は時間を設けて、お互いに顔を合わせておくとよいでしょう。具体的な案件のあるなしにかかわらず、定期的に会っておくと、良い関係づくりに役立ちます。数か月～半年先でもプロジェクトが発生する可能性がありそうな場合は、それとなく伝えておくと、翻訳会社がリソースの割り当てを優先的に検討してくれる可能性が高くなります。
2. キックオフ（プロジェクト開始の打ち合わせ）
商談がまとまり、具体的なプロジェクトが決まったら、キックオフ ミーティングを開くことをおすすめします。少量・短期間の案件の場合はメールなどのやり取りでもかまいませんが、新製品や新情報がある場合、事前に簡単にレクチャーしたり、お客様のスケジュールを共有しておいたりすると、翻訳会社での翻訳作業がスムーズになります。翻訳会社に期待していることや注意点があれば、それもここで伝えるといいでしょう。キックオフ ミーティングのアジェンダの例としては、次のようなものがあります。
- プロジェクトの概要：製品やサービスの概要、今回翻訳するもののタイプ、対象者など
- スケジュール：翻訳会社に割り当てできる時間や、お客様での確認に必要な時間など
- 関係するメンバーの紹介：役割と連絡先など
- 確認や質問など
3. ポストモーテム（プロジェクト終了の打ち合わせ）
最終ファイルが納品され、お客様の検収が完了したら、ポストモーテム ミーティングを開きましょう。お客様と翻訳会社の振り返りを共有して、次のプロジェクトのプロセス改善に役立てます。ポストモーテム ミーティングのアジェンダには、次のようなものがあります。
- 総括（全体的な振り返り）
- 良かった点 / 良くなかった点・困難を感じた点
- （次回に向けた）要望や改善案
- 確認や質問など
良かった点、良くなかった点、要望については、具体的にわかりやすく伝えるようにしましょう。
キックオフやポストモーテムのミーティングでは、議事録を作成して共有しておくことも大切です。
まとめ
この記事では、翻訳会社との打ち合わせにおける「いつ」と「何を」についてご説明しました。あいさつ、キックオフ、ポストモーテムのいずれも、ビジネスで普通に行われているものばかりです。メールや電話のやり取りだけでもよいのですが、たまにはオンラインミーティングを行ったり、条件が整うのであれば実際に会って顔を合わせたりすると、安心感が得られ、より仕事が進めやすくなります。
