翻訳会社とやるべき打ち合わせ 3 選

デジタル環境が充実している現在でも、実際に顔を合わせて話すことの良さに変わりはありません。翻訳会社と付き合ううえで、いつどのような打ち合わせをしたらよいかご存知ですか? 翻訳会社の人に来てもらうのはいいけど何を話したらよいかわからない... そんな人のために、よくある打ち合わせの例をご紹介します。

1. あいさつ

どのようなビジネスでも、あいさつは欠かせません。はじめましての顔合わせをしたら、半年か年に一度は時間を設けて、お互いに顔を合わせましょう。このときのアジェンダは特に用意しなくても、軽い雑談でかまいません。具体的な案件のあるなしにかかわらず定期的に会っておくと、良い関係づくりに役立ちます。向こう数か月~半年の間に予定しているプロジェクトがあれば、それとなく伝えておくと、翻訳会社がリソースの割り当てを優先的に検討してくれる可能性が高くなります。

2. キックオフ(プロジェクト開始の打ち合わせ)

具体的なプロジェクトが決まったら、キックオフ ミーティングを開くことをおすすめします。少量・短期間の案件の場合は時間の都合によりメールのやり取りでもかまいませんが、新製品や新情報がある場合、事前に簡単にレクチャーしたり、お客様のスケジュールを共有しておいたりすると、翻訳会社での翻訳作業がスムーズになります。翻訳会社に期待していることや注意点があれば、それも伝えておくといいでしょう。キックオフ ミーティングのアジェンダの例としては、次のようなものがあります。

  • プロジェクトの概要:製品やサービスの概要、今回翻訳するもののタイプ、対象者など
  • スケジュール:翻訳会社に割り当てできる時間や、お客様での確認に必要な時間など
  • 関係するメンバーの紹介:役割と連絡先など
  • 確認や質問など

3. ポストモーテム(プロジェクト終了の打ち合わせ)

最終ファイルが納品され、お客様の検収が完了したら、ポストモーテム ミーティングを開きましょう。お客様と翻訳会社の振り返りを共有して、次のプロジェクトのプロセス改善に役立てます。ポストモーテム ミーティングのアジェンダには、次のようなものがあります。

  • 総括(全体的な振り返り)
  • 良かった点 / 良くなかった点・困難を感じた点
  • (次回に向けた)要望や改善案
  • 確認や質問など

良かった点、良くなかった点、要望については、具体的にわかりやすく伝えるようにしましょう。
キックオフやポストモーテムのミーティングでは、必ず議事録を作成して共有しておくことも大切です。

まとめ

この記事では、翻訳会社との打ち合わせにおける「いつ」と「何を」についてご説明しました。あいさつ、キックオフ、ポストモーテムのいずれも、ビジネスで普通に行われているものばかりではなかったでしょうか。効率化を前面に出してメールや電話のやり取りだけで済まさずに、ときどき実際に会うことで、より仕事が進めやすくなります。

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