その翻訳メモリ、大きすぎませんか?TMのメンテナンスの重要性と運用管理のコツ

何度発注しても翻訳会社からの問い合わせや申し送りが減らない、納品された文書が思ったような訳文になっていない、といった問題をお感じになったことがありますか?

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実はこうした問題には、メンテナンスされていない容量の大きな翻訳メモリ(TM)に原因がある場合があります。

というと「翻訳メモリの訳文データは多ければ多いほど役に立つのではないのか?」とお感じになる方がいらっしゃるでしょう。より多くの訳文データが登録されていればいるほど、翻訳時にマッチする可能性が高くなり、訳文の品質維持やコスト削減に役立つ......というのは、実は、正しいとは限りません。場合によっては、作業の効率を落とすことさえあり得ます。

この記事では、メンテナンスされていない翻訳メモリが引き起こす可能性がある問題と、それらを避けるためのメンテナンスと運用管理のコツをご紹介します。

メンテナンスされていない翻訳メモリが原因で起こる問題の例

1. 問い合わせや申し送りが減らない

翻訳を依頼するたびに同じような問い合わせや申し送りを受けて、その回答に追われるということがありませんか?

2. 用語や言い回しが過去の文書と一致せず修正が必要になる

「旧版の文書で使用していた用語と異なる訳語が使用されている」「見出しは体言止めとスタイルガイドに規定されているのにそのようになっていない、なぜ翻訳メモリを見て合わせてくれないんだ」というお悩みをお持ちではありませんか?

こうした問題は、やみくもに訳文データが蓄積された翻訳メモリをメンテナンスすることによって回避できる場合があります。

翻訳メモリのメンテナンスとは

翻訳メモリのメンテナンスとは、簡単にいうと、内容を確認して適宜変更することです。これだけだと、なんだそんなことかと思われそうですが、さきほどの問題との関連でもう少し詳しくご説明します。

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問い合わせや申し送りが減らない場合のメンテナンス

まず、依頼するたびに同じような問い合わせがくる場合を考えてみます。「前にもこの質問に答えたことがあるし、スタイルガイドにも書いてあるのだが......」ということであれば、翻訳メモリで類似する原文を検索してみることをお勧めします。スタイルや用語の規定に違反している訳文が数多く見つかるかもしれません。そのようなデータは修正しておきましょう。

用語や言い回しが一致しない場合のメンテナンス

次に、用語や言い回しが前回の文書と一致していないという問題が発生するのはなぜでしょうか。たとえば、「過去ある時期まではこの用語や言い回しを使用していたが少し前に変更した」というような場合は、翻訳メモリに新旧複数のパターンで用語や言い回しが登録されていることがあります。

登録されている古い訳語や言い回しを変更するか、思い切ってそれらのデータを削除するようにします。

翻訳メモリの運用管理とは

翻訳メモリの運用管理では、訳文をカテゴリー分けするための仕組みを用意することをお勧めします。翻訳メモリの精度や使いやすさがさらに向上するでしょう。

たとえば、潜在顧客向けの資料を翻訳する営業部門と、一般向けの資料を翻訳するマーケティング部門とでは、同じ用語に違う訳を必要とすることが珍しくありません。このような場合は、営業部門とマーケティング部門の訳文データを区別できるようにしておきます。

翻訳メモリそのものを別のファイルに分けることもできますし、翻訳メモリの数を増やしたくない場合は、メタデータを活用して翻訳メモリの作成時に訳文のカテゴリー(営業、マーケティングなど)を設定することもできます。

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訳文データに設定できるメタデータの例

翻訳メモリには、個々の訳文データについてメタデータを設定できます。訳文のカテゴリー以外にも、登録者、プロジェクト名、登録日時、レビュー済みか否か......など、さまざまな項目を含めることができます。

これらを活用して、たとえば、「このプロジェクト名の訳文を優先して参照する」、「レビュー済みでない訳文データの訳語は確定したものではないので変更して構わない」というようなおおまかな基準を伝えることもできます。

まとめ

翻訳メモリは残念ながら万能ではありません。似たような文節が違う文脈で使われたり、規則に沿わないものが1つうっかり登録されたりするだけで、その後延々と問題を生じさせてしまうことがありますのでメンテナンスはとても重要です。

翻訳メモリのメンテナンスや運用管理についても、翻訳会社にご相談いただけます。翻訳メモリを精査して問題になりそうな点を洗い出し、今後の運用管理についてのご提案を行うことも可能です。

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