翻訳会社での翻訳プロジェクトの管理

翻訳サービスの標準フロー」にあるように、翻訳プロジェクトを完了させるまでにはいくつかのタスクがあります。翻訳会社は、発注者であるお客様とコミュニケーションをとりながら作業を進め、このときお客様の窓口となるのが、プロジェクトマネージャ(PM)です。

ここでは、PMがお客様とどのように関わり翻訳プロジェクトを進めているかをご紹介します。

お客様のニーズの把握、見積り、アサイン、スケジュール設定

翻訳プロジェクトを受注したら、PMは、お客様から提供された資料やファイルに目を通し、解析を行い作業内容に沿って費用とスケジュールを見積もります。費用、スケジュールのいずれも、お客様の予算や都合を伺いながら相談、調整して設定します。また、PMは翻訳者やレビュアのスケジュールを確保し、翻訳、QA、DTP(ある場合)、最終納品までの工程に合わせた翻訳会社内部用のリソースプランと作業スケジュールも設定します。

翻訳の準備、情報共有、品質管理、スケジュール管理

実際の翻訳作業を進めるにあたり、作業用のファイルを準備します。ファイル形式や使用する翻訳ツールによって作業用のファイルは異なります。作業用のファイルができたら、翻訳者やレビュア、DTPオペレータなどの各工程に携わるスタッフ向けに必要な情報をまとめた指示書を作成してそれぞれの作業者に配布します。

作業が始まったら、複数で翻訳している場合は翻訳者同士、または翻訳者とレビュアで情報共有ができているか、スケジュールに無理はないかなど、PMが進捗を管理します。翻訳の途中でお客様への問い合わせが必要になる、またはお客様からアップデートが入るなど、作業途中で確認や変更が生じることもありますが、PMがお客様とコミュニケーションをとり、翻訳者、レビュアと情報を共有しプロジェクト全体の進捗を管理します。

お客様レビューとフィードバック対応、納品物の確認

PMは、お客様がどのような形でレビューを行うか確認しておきます。たとえば、バイリンガルファイルでのレビューをご希望の場合と、DTP済みのPDFファイルでのレビューをご希望の場合とでは、工程が異なるからです。また、ファイル形式や工程により、PMが最適なレビュー方法をお客様に提案することもあります。初めての発注で翻訳のレビューをどのように進めたらよいか分からない、スケジュールが厳しいので効率よくレビューしたいといった場合は、PMに相談することをお勧めします。

お客様からのフィードバックは、PMが受け取り、修正作業を手配します。修正作業の過程でお客様に確認が必要なことがあれば、PMがお客様とコミュニケーションを取ります。こうして完成した最終納品物は、PMが責任をもって確認しお客様に納品します。

このように、翻訳会社の顔ともいえるPMは、お客様とコミュニケーションをとりながらニーズを把握し、臨機応変に適切な提案を行い、かつプロジェクトを円滑に効率よく完了させることを責務としています。翻訳会社を選ぶ際、良い関係を築けそうなPMかどうかを確認してみてください。

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